Er staat een belangrijke dag gepland. Je baas gaat een presentatie geven voor nieuw product van het bedrijf waarvoor je werkt en wilt dit doen op een externe locatie. Je baas heeft je gevraagd om alles voor hem te regelen, zodat de presentatie succesvol zal zijn. Dit brengt toch meer dingen mee om te regelen dan je misschien denkt, dus hier de belangrijkste aspecten om rekening mee te houden als je dit project gaat plannen.

De locatie

Er is veel om rekening mee te houden met het regelen van een externe locatie. Ten eerste is het logisch dat de sfeer van de locatie past bij de presentatie die gegeven zal worden. Gaat het over een zonnebrand merk, dan is het strand of in de buurt daarvan een logische keuze. Daarnaast is het belangrijk om rekening te houden met de bereikbaarheid van de locatie. De locatie moet redelijk makkelijk te vinden zijn voor de klanten, zodat er geen frustratie zal zijn over het vervoer ernaartoe. Ten derde is de grootte van de locatie belangrijk, zodat je in ieder geval weet dat iedereen een plek heeft en het zeker zal passen om ook nog catering en apparatuur neer te zetten. Als laatst is het ook altijd handig om rekening te houden met het weer. En als je dan een buitenplek kiest, is een plan B voor een binnenplek wel op zijn plaats.

De apparatuur

Naast de locatie is het belangrijk dat je baas geen apparatuur mist wat eventueel nodig kan zijn tijdens de presentatie. Vooral op plekken waar dit niet al aanwezig is, moet er veel gehuurd en geregeld worden. Een microfoon om goed hoorbaar te zijn en een scherm waar de presentatie op te zien is, zijn dingen die onmisbaar zijn voor het succes van de presentatie. Als scherm kun je een tv huren en er is ook vast een plek waar je een microfoon en speakers kunt huren. Het testen of het werkt voor de aanvang van de presentatie mag ook niet vergeten worden, zodat het vlekkeloos zal verlopen.

De catering en samples

Als laatst is het fijn voor klanten en andere aanwezigen om een welkom en positieve sfeer te voelen. Dit kun je doen door in ieder geval de catering zo te regelen dat niemand dorst of honger zal hebben. Het is dus gepast om een welkomstdrankje uit te delen en voor of na de presentatie hapjes uit te delen. Ook een open bar kan eventueel hulpvol zijn om mensen een welkom gevoel te geven. Dit zorgt er ook voor dat ze langer zullen blijven voor een praatje. Daarnaast is het goed om samples van het nieuwe product te hebben. De aanwezigen kunnen deze eventueel meenemen om te proberen, zodat meteen iedereen je product kent en al een keer kan proberen.